如何建設(shè)實(shí)施項(xiàng)目全生命周期管理平臺(tái)

Gungho名稱(chēng)由來(lái)

“我們項(xiàng)目全生命周期管理平臺(tái)的英文名稱(chēng)叫 Gungho，中文名叫“共好”，因?yàn)榇蠹液貌攀钦娴暮谩?/p>

軟件功能模塊

各產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖

項(xiàng)目全生命周期管理平臺(tái)產(chǎn)品設(shè)計(jì)初衷

在項(xiàng)目管理系統(tǒng)推行使用之前，人們都是用較原始的數(shù)據(jù)處理方式自己編輯、查看項(xiàng)目的數(shù)據(jù)情況，但是管理中大型復(fù)雜項(xiàng)目，人員眾多，數(shù)據(jù)報(bào)表傳遞不及時(shí)，數(shù)據(jù)更新不精確，信息共享效率降低，也給項(xiàng)目管理帶來(lái)了諸多難題。

企業(yè)項(xiàng)目管理需要解決的問(wèn)題如下：

1、快速了解企業(yè)一共有多少個(gè)項(xiàng)目，各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展情況、個(gè)人項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行狀態(tài)、項(xiàng)目?jī)?nèi)反饋問(wèn)題處理如何等

2、清晰項(xiàng)目的各個(gè)階段節(jié)點(diǎn)與期限，并自動(dòng)提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人

3、清晰了解項(xiàng)目資源分配及實(shí)際使用情況

4、全面了解到項(xiàng)目任務(wù)延期及階段延期的原因，并提供完善變更管理，保證項(xiàng)目如期完成

5、分析統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目各種數(shù)據(jù)，形成報(bào)表，來(lái)對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

6、項(xiàng)目實(shí)施后需要對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)的文檔、反饋等進(jìn)行規(guī)整，讓其成為企業(yè)的知識(shí)庫(kù)

項(xiàng)目全生命周期管理平臺(tái)工作流程

項(xiàng)目管理工作流程圖

項(xiàng)目全生命周期管理平臺(tái)各功能模塊介紹

項(xiàng)目創(chuàng)建

不是誰(shuí)都能創(chuàng)建項(xiàng)目，只有被賦予權(quán)限的人員創(chuàng)建項(xiàng)目。

項(xiàng)目創(chuàng)建后需要設(shè)置項(xiàng)目屬性：

項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目?jī)?nèi)容描述、項(xiàng)目周期、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員、項(xiàng)目階段、項(xiàng)目?jī)?nèi)權(quán)限配置、項(xiàng)目?jī)?nèi)相關(guān)審核流程配置等。設(shè)置好后，保存后項(xiàng)目建立。項(xiàng)目成立后系統(tǒng)會(huì)通過(guò)我們的企業(yè)內(nèi)部通訊系統(tǒng)項(xiàng)項(xiàng)目成員發(fā)送消息進(jìn)行提醒。

項(xiàng)目成員關(guān)系

項(xiàng)目模版

有些企業(yè)項(xiàng)目實(shí)施相對(duì)比較規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，其項(xiàng)目計(jì)劃、相關(guān)權(quán)限設(shè)置、流程設(shè)置、階段設(shè)置等都非常相似。新項(xiàng)目可能主要就變更了一下人員。這類(lèi)項(xiàng)目，我們實(shí)現(xiàn)可以建立項(xiàng)目模版，在項(xiàng)目模版內(nèi)將項(xiàng)目核心參數(shù)（如：項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目權(quán)限、階段等）都先建立好，生成項(xiàng)目模版。新項(xiàng)目的時(shí)候，可以通過(guò)套用項(xiàng)目模版來(lái)新建項(xiàng)目。

注意：項(xiàng)目模版的創(chuàng)建與項(xiàng)目模版的引用都有相關(guān)的權(quán)限控制

項(xiàng)目計(jì)劃編制

將項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行籌劃安排，對(duì)項(xiàng)目的全過(guò)程、全部目標(biāo)和全部活動(dòng)統(tǒng)統(tǒng)納入計(jì)劃的軌道，用一個(gè)動(dòng)態(tài)的可分解的計(jì)劃系統(tǒng)來(lái)協(xié)調(diào)控制整個(gè)項(xiàng)目，以便提前揭露矛盾，使項(xiàng)目在合理的工期內(nèi)以較低的造價(jià)高質(zhì)量地協(xié)調(diào)有序地達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，因此講項(xiàng)目計(jì)劃是龍頭，具有頭等重要的作用，同時(shí)項(xiàng)目計(jì)劃可以在甘特圖上顯示也是一種管理方法。項(xiàng)目的各項(xiàng)工作的開(kāi)展都是以計(jì)劃為依據(jù)，使項(xiàng)目實(shí)施各階段、各環(huán)節(jié)都做到有法可依、有據(jù)可查、有章可循，以此來(lái)協(xié)調(diào)項(xiàng)目的各項(xiàng)活動(dòng)，因此項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目實(shí)施的指導(dǎo)性文件

項(xiàng)目計(jì)劃中創(chuàng)建的任務(wù)并不能馬上執(zhí)行，必須要通過(guò)審核后系統(tǒng)才能觸發(fā)任務(wù)下達(dá)。項(xiàng)目計(jì)劃有以下3個(gè)狀態(tài)

原先很多用戶(hù)在沒(méi)有上系統(tǒng)前，可能用excel來(lái)編寫(xiě)項(xiàng)目的計(jì)劃，Gungho提供了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的csv格式的計(jì)劃模版文件，用戶(hù)可以在excel中將計(jì)劃編寫(xiě)好后，可以快速導(dǎo)入。

用戶(hù)可以對(duì)導(dǎo)入的計(jì)劃進(jìn)行修改、增補(bǔ)，修改完成后，對(duì)計(jì)劃進(jìn)行提交審核。審核通過(guò)后項(xiàng)目計(jì)劃正式生效

項(xiàng)目執(zhí)行

當(dāng)項(xiàng)目計(jì)劃審批通過(guò)正式生效后，該版本的項(xiàng)目計(jì)劃就處于執(zhí)行狀態(tài)。Gungho系統(tǒng)后臺(tái)會(huì)根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃自動(dòng)分解計(jì)劃任務(wù)。這些任務(wù)會(huì)分派到對(duì)應(yīng)的執(zhí)行人。執(zhí)行人收到任務(wù)后，可以對(duì)任務(wù)進(jìn)行處理。項(xiàng)目成員若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可以在項(xiàng)目?jī)?nèi)進(jìn)行問(wèn)題反饋（任務(wù)管理、反饋管理怎樣處理，在后面內(nèi)容詳細(xì)介紹）。

項(xiàng)目執(zhí)行階段主要做的事情看下圖

項(xiàng)目計(jì)劃變更管理

計(jì)劃沒(méi)變化快

世界上唯一不變的就是變化。

所有的計(jì)劃都不可能是一成不變，計(jì)劃本身就蘊(yùn)含著無(wú)數(shù)的變化，盡管我們已經(jīng)盡可能地在制定計(jì)劃的時(shí)候窮盡所有變化的可能，但隨著項(xiàng)目的推進(jìn)、時(shí)間的延續(xù)，項(xiàng)目中還是會(huì)出現(xiàn)很多不可控的因素，最后導(dǎo)致項(xiàng)目變化。因此，項(xiàng)目管理系統(tǒng)必須有一套嚴(yán)密的項(xiàng)目計(jì)劃變更管理流程，這是項(xiàng)目管理實(shí)施成功的關(guān)鍵所在。

多米諾效應(yīng)

在一個(gè)相互聯(lián)系的系統(tǒng)中，一個(gè)很小的初始能量就可能產(chǎn)生一系列的連鎖反應(yīng)，人們把這種現(xiàn)象稱(chēng)為 “多米諾效應(yīng)”。

項(xiàng)目計(jì)劃變更也一樣，一個(gè)任務(wù)的延期會(huì)造成大量相關(guān)聯(lián)任務(wù)的延期，最終影響項(xiàng)目的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)交付

關(guān)鍵

計(jì)劃變更是從一個(gè)任務(wù)延期開(kāi)始的，控制好每一個(gè)任務(wù)的延期是關(guān)鍵！

?Gungho項(xiàng)目全生命周期管理平臺(tái)的對(duì)策

簡(jiǎn)單計(jì)劃變更流程

考慮到目有些實(shí)施項(xiàng)目管理的企業(yè)不一定有嚴(yán)格的計(jì)劃變更流程，因此我們首先提供了一種簡(jiǎn)單的項(xiàng)目計(jì)劃變更處理流程。

復(fù)雜計(jì)劃變更流程

復(fù)雜計(jì)劃變更流程是一個(gè)比較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠?jì)劃變更過(guò)程，首先計(jì)劃的變更肯定是由某一個(gè)任務(wù)或多個(gè)任務(wù)的延期造成計(jì)劃無(wú)法滿(mǎn)足預(yù)期，需要變更。因此，首先任務(wù)的執(zhí)行人提出任務(wù)延期申請(qǐng)，并說(shuō)明原因、指出造成延期的責(zé)任部門(mén)，要求延期多少天。這些申請(qǐng)首先會(huì)到執(zhí)行人所在的部門(mén)，得到部門(mén)負(fù)責(zé)人的認(rèn)可，然后這些申請(qǐng)才會(huì)到項(xiàng)目經(jīng)理。由項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)起多部門(mén)的延期任務(wù)申請(qǐng)確認(rèn)，通過(guò)后由項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)任務(wù)延期申請(qǐng)單里的信息改進(jìn)項(xiàng)目計(jì)劃，然后走審核流程通過(guò)后項(xiàng)目計(jì)劃變更完成

項(xiàng)目計(jì)劃PCO

什么是PCO？

PCO是 Project change Order 的縮寫(xiě) — 項(xiàng)目變更指令。受ECO工程變更指令的啟發(fā)！

在工程設(shè)計(jì)領(lǐng)域任何設(shè)計(jì)的變更都需要在變更前說(shuō)明本次變更要如何改進(jìn)？變更會(huì)影響哪些相關(guān)單位的變更同時(shí)提交變更申請(qǐng)，變更申請(qǐng)審核同意后形成變更指令指導(dǎo)相關(guān)設(shè)計(jì)文件的變更。

為什么要PCO？

項(xiàng)目計(jì)劃變更也存在類(lèi)似的場(chǎng)景，共好項(xiàng)目管理系統(tǒng)是一個(gè)在線(xiàn)的項(xiàng)目管理平臺(tái)，因此不可能在沒(méi)任何審核確認(rèn)的情況下就把一些任務(wù)的執(zhí)行日期改變，這樣會(huì)直接影響到執(zhí)行人的任務(wù)執(zhí)行。

另外，項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)數(shù)量比較多，項(xiàng)目計(jì)劃審核人員如何能很清晰地知曉項(xiàng)目計(jì)劃中哪些任務(wù)有延期？這些延期對(duì)哪些階段會(huì)造成影響？影響多少？這些PCO都能有很好的對(duì)策。

生成PCO

項(xiàng)目計(jì)劃里面的計(jì)劃內(nèi)容調(diào)整（如：時(shí)間變化、增加或刪除計(jì)劃、變更執(zhí)行人等），系統(tǒng)都會(huì)為此自動(dòng)生成PCO單子。單子里面清楚的記錄了變更前變更后的內(nèi)容

項(xiàng)目計(jì)劃版本

PCO單子審核通過(guò)后，項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)根據(jù)單子進(jìn)行自動(dòng)變更。從而計(jì)劃會(huì)產(chǎn)生新版本，項(xiàng)目計(jì)劃之間的版本可以通過(guò)查詢(xún)PCO單子能知道版本間的差異點(diǎn)

項(xiàng)目查詢(xún)、分析與統(tǒng)計(jì)

項(xiàng)目列表

列出所有與自己相關(guān)或參與的項(xiàng)目，能直觀(guān)的看到各個(gè)項(xiàng)目階段的情況

項(xiàng)目視圖查詢(xún)

項(xiàng)目視圖是共好系統(tǒng)的高階功能需要事先配置，列表是常規(guī)功能。視圖列出的項(xiàng)目是符合某種查詢(xún)條件的項(xiàng)目，比如某種類(lèi)型的項(xiàng)目，這些項(xiàng)目操作者不一定參與其中。這是和列表的最大不同，列表中的項(xiàng)目都是和操作者相關(guān)的項(xiàng)目。視圖一般給管理部門(mén)使用

我們能在項(xiàng)目視圖能看到項(xiàng)目的趨勢(shì)圖，任務(wù)統(tǒng)計(jì)表的信息，可以讓管理部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)非常直觀(guān)的了解各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展的情況及可能的趨勢(shì)。從而做出相應(yīng)的調(diào)整或安排